職場で他者の時間をどう使っているかについて、肯定的であれ否定的であれ、フィードバックを受けたことはあるだろうか。次のようなフィードバックを受けたと想像してみてほしい。
- 会議の目的についてより明確に説明する必要がある
- 会議に定期的に出席するが、終始マルチタスクをしている
- 無関係な話題で議論を乗っ取る
このような率直な批判を受けたら、おそらく衝撃を受けるだろう。しかし、これらの指摘は、あらゆるオフィスで蔓延している行動を正確に描写しており、しばしばリーダー自身が模範を示しているものだ。
典型的な弁明は、準備やフォローアップのための時間が十分にないというものだ。それに、他の誰もが同じことをしている。それはつまり、問題ないということだろうか。
時間とコストを無駄にするビジネスをしているのでなければ、そうではない。
一例を挙げよう。我々は最近、世界的な大手ホスピタリティ企業のチームが、非効率性を評価するために働き方を見直すのを支援した。我々はチームに、会議時間のうちどれだけが単に無駄になっているかを推定するよう依頼した。その回答は平均して23%だった。次に我々はデータを掘り下げ、チームが会議に費やしている総時間を算出し、この時間をドルに換算した。結果はどうだったか。全体として、このチームはその年、非生産的で非効率な会議で250万ドルを無駄にしていた。
もし営業予算に100万ドルか200万ドルを追加できるなら、組織における時間の価値について考え方を変える時かもしれない。以下は、時間コストを削減するためのいくつかの簡単な方法だ。
チームに小規模で考えるよう促す
我々が会議の効果を評価する際、最初に注目する点の1つは参加者の平均人数だ。ほとんどの会議は、実際には何も観察していない無言のオブザーバーで溢れている。作業会議の理想的な規模は6〜8人だ。それより多いと、全員が貢献するための十分な発言時間がない。
しかし、重要なことを見逃したらどうするのか。もし関連する話題が出てくる場合に備えてただ聞くためだけに会議に参加しているなら、マルチタスクをしている間にいずれにせよ見逃すことになる。メールを書きながら聞くことは、聞くことではない。あなたの脳にはプロセッサーが1つしかない。
状況報告を目的に置き換える
会議は、コラボレーションのデフォルトの手段になりがちだ。プロジェクトを立ち上げるのか。定例会議を予約する。チームが時間をどう使っているか知る必要があるのか。チーム会議をスケジュールする。前回の会議で何を決めたか覚えていないのか。もう1つスケジュールする。
効率的で効果的な職場文化では、会議は控えめに、意図を持って使用される。1人のリーダーの利益のために大勢が集まる報告や状況確認の会議は、時間の恐ろしい無駄遣いだ。各参加者は会議時間の全てを費やすが、何かを得るのは1人だけだ。
代わりに、我々はチームが効率的で非同期的な情報共有方法を確立するのを支援し、特定の問題を解決する、重要な決定を下す、一連の選択肢を理解し評価するなど、明確で能動的な目的がある場合にのみ会議を開催することを推奨している。この目的を招待状で明確にし、能動的な動詞を使用し、それを達成するために不可欠な人だけを招待する。
フォロースルーを優先する
会議が20分超過して人々がぽつぽつと退出したり、次のステップへの曖昧なコミットメントで終わったりするなら、会議は開催されなかったも同然だ。時間の使い方に細心の注意を払い、少なくとも5分を残してあらゆる活発な議論を終了する。この時間を使って、下された決定と必要な次のステップを要約する。
最も重要な部分は次の通りだ。これらの次のステップに責任を持つ個人に、完了までのタイムラインとともに肯定的に応答するよう求める。次に、これらの決定とコミットメントを含む要約を配布または投稿し、唯一の信頼できる情報源として機能させる。「前回の会議で何を決めたかを思い出すための会議」は、すぐに過去のものとなるだろう。
我々は皆、仕事の「何を」に関しては継続的改善を優先する傾向がある。チームは最新のデータ、戦術、トレンドを活用しているか。しかし「どのように」に関しては、現状が挑戦されることはあまりにも稀だ。時間の無駄を減らし、コストを節約し、チームの士気を向上させるために、コラボレーションのコストをより詳しく見てみよう。
