フィレンツェのアカデミア美術館でミケランジェロのダビデ像を実際に見る機会があった人なら、環境的な文脈の重要性を理解しているだろう。もしこの彫刻が雑然とした部屋に置かれていたら、その美しさが損なわれるかもしれない。しかし、気を散らすものが最小限のシンプルな空間では、芸術家の職人技が真に輝きを放つ。
これが断捨離の力だ。重要なものを評価し、それ以外を排除することを可能にする。私たちの家や個人生活を整理することを中心とした産業全体が生まれている。しかし、仕事の断捨離も同様に強力であり、意味のある仕事のためにより多くの時間と精神的スペースを生み出し、仕事以外でもストレスを軽減することができる。
最近20周年を迎えた成長中のソフトウェア企業のCEOとして、私は仕事と生活の断捨離を、キッチンの片付けや芝刈りと同じくらい重要だと考えている。ここでは、今日から仕事の断捨離を始めるために、私自身が日々の業務で使用している5つの戦略を紹介する。
記憶の断捨離
平均的な仕事の日には、膨大な量の情報を吸収しなければならないが、多くのことを忘れてしまう。ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスは「忘却曲線」という概念を導入し、積極的に復習しなければ、新しく学んだ情報をいかに早く失うかを説明した。意識的に見直して強化する努力をしない限り、新しい知識の記憶は数日から数週間で約半分に減少する可能性がある。
自動化は、私たちの脳が雑然とした情報で過負荷になっているときに、追加の記憶として機能する。まず、タスクリストの更新やフォローアップリマインダーの送信など、精神的なハードドライブを占有しすぎている雑務を特定することから始めることができる。次に、AIや自動化ソリューションを探す。例えば、AsanaやTrelloでタスクリストを整理したり、Calendlyで会議を整理してメールと統合したりできる。
これはスケーラブルなソリューションであり、成長企業にとって特に重要だ。チームとユーザーが増えるにつれて、記憶を詰まらせるタスクも増える。給与計算や従業員の誕生日のカレンダーリマインダーなどのタスクを自動化することで、物事を円滑に進め、人々を大切にしていることを示すことができる。
創造性の断捨離
創造的な仕事にとって最大の障害は、平均的な仕事の日を通じて絶え間なく続く中断と手っ取り早いタスクだ。真実は、組織内のどのレベルにいても、インターンであろうとCEOであろうと、私たち一人ひとりが創造的な仕事のための時間を守るために境界線を引く責任があるということだ。そして、手作業のタスクがますます自動化される時代において、これはこれまで以上に重要だ。創造性や共感などの人間的スキルを磨き続ける人々が、際立つ存在となるだろう。
著者でジョージタウン大学教授のカル・ニューポート氏が造語した「ディープワーク」のための時間を厳格に確保することで、創造性への道を整理する。簡単に聞こえるかもしれないが、実際にはそうではない。タスクリストの項目を絶えずチェックすることが、生産性の特徴のように感じられるようになった。「注目に値する結果をもたらす栄養を提供するまさにそのタイプのディープワークは、生産的な一日がどのように感じられるべきかについての私たちのすべての本能に反する」とニューポート氏は書いている。
カレンダーに直接、中断されないディープワークの時間をスケジュールすることで、その本能を積極的に上書きする。心が最も新鮮に感じられる時間帯、つまり創造的な脳が活性化する時間を選ぶ。私にとっては、オフィスに到着した直後だ。私のチームは、緊急事態でない限り、私が集中モードにあることを知っている。他の人にとっては、一日の終わりかもしれない。最もエネルギーに満ちている時間を見つけ、キャリアがそれにかかっているかのようにその時間を守る。
心配事から心を整理する
夜に天井を見つめながら、会社のマーケティングキャンペーンが予定通りに開始されるか、あるいはセキュリティチェックが適切に実行されたかどうかを考えたことがあるなら、不安がいかに脳を人質に取るかを知っているだろう。
会社を20年間経営して学んだことの1つは、残念ながら、これらの心配事は決してなくならないということだ。成長するにつれて、それらは増える傾向がある。不安は集中力を奪うだけでなく、創造性の妨げとなる。人々が不安や恐怖を感じているとき、つまりサバイバルモードにあるとき、彼らは柔軟性が低く、リスク回避的になり、実験やイノベーションには理想的な条件ではない。
不可欠だが不安を引き起こすタスクを実行するための自動化ソリューションを見つけることは、時間を節約するだけでなく、起業家にとって最大の贈り物である心の平和をもたらす。
例えば、ZeroBounceのようなツールによる自動チェックと検証により、一括メールが受信者に確実に届き、メールの開封率、クリック率、販売コンバージョンも向上する。Webhooksのようなツールを使用して、GDPR プライバシーやその他の規制コンプライアンスタスクを自動化でき、複数のシステムからユーザーデータを削除するカスタム自動化を設定できる。
排除する小さな負担の1つ1つが、ストレスを軽減するために複合的に作用することに驚くかもしれない。
カレンダーの断捨離
フリーランサーとして働いたことがあるなら、おそらくこの気づきがあっただろう。平均的な企業組織における多くの会議は、まったく必要ない。不必要な会議やコミュニケーションは、今日の企業世界ではあまりにも一般的だ。それらはカレンダーを雑然とさせ、エネルギーを消耗させる。最も重要な仕事をすることを妨げる。
スケジュールを管理する際、私はどのタスクが自分の注意に値するか、どれを遅らせたり委任したりできるか、どれを完全に排除すべきかを積極的に評価している。そして、従業員にも同じことをするよう奨励している。会議やプロセスが冗長または時代遅れであることに誰かが気づいた場合、声を上げるよう奨励している。
アイゼンハワー・マトリックスは、カレンダーを整理するための有用な経験則を提供する。コミットメントを4つのカテゴリー、つまり緊急かつ重要、重要だが緊急ではない、緊急だが重要ではない、緊急でも重要でもない、に分類することで、本当に時間に値するものを優先し、自分を必要としないものを委任し、長期的な目標をサポートするものをスケジュールし、ほとんど価値を追加しないものを排除できる。
仕事のカレンダーに関しては、多ければ多いほど良いというわけではない。毎週、カレンダーを見て、すべての項目が本当にそこにある必要があると確信できるべきだ。
物理的スペースの断捨離
美的な懸念のように思えるかもしれず、より具体的な日々の義務に対して二次的なものだが、ワークスペースを整理整頓し、雑然としないようにすることは、アウトプットに直接影響を与える可能性がある。研究によると、雑然とした状態はコルチゾールレベルを急上昇させ、認知的過負荷を引き起こし、意味のある創造的な仕事のための精神的スペースをほとんど残さない。
毎日の終わりに、私は5分間かけてスペースを整理する。不要なものを捨て、重要だが緊急ではない項目をファイルし、翌日の優先タスクのきちんとした山を残す。この簡単な儀式は、仕事以外の生活に移行するための出口ランプも提供する。デスクと心をクリアにする。帰宅したときにも利益は続き、私にとって最も重要なもの、つまり家族に集中する準備ができている。
