9. 3つの制約の期待値とは？
プロジェクトマネージャーはよく、コスト、時間、スコープという、組み合わさることで品質に影響を与える、表裏一体の3つの制約を定義する。コストがより低い、品質がより高い、対応すべき必要性の量がより多いなど、どの制約が最も優先すべきかを理解することは、チームにとって重要だ。さらに、プロジェクトのライフサイクルを通じて変更が生じることはよくあることなので、そのような変更が制約の間に緊張関係を生み出すことも認識しておくことが重要だ。
例えば、顧客や役員が納期を早めたいといえば、間違いなくプロジェクトのスコープやコストに影響を与えるだろう。また、資金が削減されれば、タイムラインやスコープを変更する必要があるかもしれない。プロジェクトの制約条件に対する予想や優先順位についてチームで全体で同意ができれていれば、チームは起こりうる変更に対応する準備ができる。
10. プロジェクトの進捗をどのように伝えるか？
プロジェクトの成功は、チームが効果的かつ効率的にコミュニケーションや協力を行う能力に大きく依存しており、それは慎重に意図しなければ実現しないものだ。キックオフミーティングでは、チームがどのようにステータスの更新を共有するか、または他の人に影響を与える問題に対処するかを積極的に議論する時間を取ろう。
チームは、毎日サクッと行われる定例会議と、大会議室で半日かけてじっくり行われる会議と、どちらを好むだろうか。進捗確認ミーティングでは、どの程度の詳細が期待されるのか？ プロジェクトの状況は、外部のステークホルダーに通知されるのか。その頻度は？ これらはすべて、コミュニケーションが効果的で、チームの個性や文化と一致していることを確認するために、早い段階で議論されるべき問題なのだ。
プロジェクトがより複雑化し、チームがより多様化し、そしてリモートワークが増えるにつれ、プロジェクトのキックオフミーティングがより重要なものとなってきている。キックオフミーティングは、リーダーが主要なステークホルダーを集め、プロジェクトの目標を確認し、タイムラインやスコープなどの重要な要素を議論し、全員が同じ考えを持っていることを確認する機会だ。これにより、プロジェクトの強固な基盤が確立され、プロジェクトチームにとって重要な関係を築き始める重要な機会となる。
プロジェクトのキックオフに、ただ単にプロジェクト文書をメールで送って終わるという方法をとりたくなると思うが、そのような間違いを犯さないようにしよう。プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトを成功させるための重要な第一歩であることを忘れないでほしい。
